Upphaf árs markar oft tímamót hjá fólki, það setur sér markmið og stefnir að ná þeim á nýju ári. “TO-DO” listar eru oft ómarkvissir og erfitt að greina á milli þeirra hluta sem eru mikilvægir og þeirra sem eru það síður.
Eisenhower forseti
Til sögunar kemur merkur maður sem er Dwight D. Eisenhower, en hann var 34. forseti Bandaríkjanna (1953-1961). Eisenhower var áður hershöfðingi, hann var m.a. yfirmaður alls herafla Bandamanna í Evrópu í Seinni heimstyrjöldinni og leiddi innrásir í Frakkland og Þýskaland 1944-1945. Árið 1949 varð hann fyrsti yfirhershöfðingi herja NATO. Í forsetatíð hans lauk Kóreustríðinu 1953, geimferðastofnun Bandaríkjanna, NASA, var stofnuð. Það hefur einnig verið sagt að Eisenhower sé lykilmaður í þróun vegakerfis Bandaríkjanna. Af þessu má sjá að Eisenhower hafi verið einstaklega afkastamikill og skipulagður maður.
Eisenhower Matrix
Ég las bókina The 7 Habits of Highly Effective People eftir Stephen Covey fyrir mörgum árum þar sem var talað um Eisenhower Matrix. Og hef ég notað þetta kerfi talsvert í gegnum árin til að átta mig betur á forgangi verkefna sem bíða mín.
Eins og sjá má á myndinni þá skiptist Eisenhower Matrix í fjögur box og og fyrir otan sjást reitir sem eru flokkarnir aðkallandi eða ekki aðkallandi, og hlutir sem myndu flokkast sem mikilvægir eða ekki mikilvægir. Til aðgreiningar þá hef ég kallað þessi box líka “A”, “B”, “C” og “D”.
A boxið – Stjórnendaboxið
Í þessu boxi eru sannarlega mikilvæg og aðkallandi málefni, „eldar“ sem þarf að slökkva, mæta krísum o.fl.
Verkefni sem þurfa að klárast fyrir ákveðna dagsetningu og það eru afleiðingar ef þessum verkefnum er ekki sinnt strax.
-
Dæmi:
- Klára verkefni fyrir viðskiptavini
- Sækja Nonna frænda og skutla til læknis
B boxið – Leiðtogaboxið
Í þessu boxi eru hlutir sem sannir leiðtogar sinna, s.s. skipulagning og undirbúningur, samskipti, samvinna, heilsurækt ofl.
Verkefni sem hafa oft ekki fasta lokadagsetningu (deadline) en færa okkur nær heildarmarkmiðum okkar. Mjög auðvelt að slóra og fresta þessum verkefnum.
-
Dæmi:
- Forvarnir
- Áætlunargerð
- Skipulagning
- Heilsurækt
C boxið – Tálsýn
Í þessu boxi eru oft hlutir sem snúa frekar að annarra manna forgangslistum og verkefnum frekar en þínum eigin. Óþarfir fundir, truflanir, sumir tölvupóstar ofl. Verkefni í þessu boxi skila oft öðrum meiru heldur en okkur sjálfum, þessvegna er þetta ákveðn tálsýn.
Verkefni sem þarf að gera en þurfa ekki endilega þína sérkunnáttu, aðrir gætu séð um það.
-
Dæmi:
- Svara sumum lítið mikilvægum tölvupóstum
- Skipulagning máltíða
- Truflanir frá fólki
D boxið – Ruslflokkurinn
Í þessu eru hlutir sem skila litlu sem engu, s.s. ruslpóstur, tilgangslaust sjónvarpsgláp, hanga á samfélagsmiðlum o.fl.
Verkefni sem skilja okkur oft með samviskubit að hafa eytt tíma í. Getur verið í lagi að gera smávegis af þessu en sannarlega í hófi.
-
Dæmi:
- Samfélagsmiðlar
- Sjónvarpsgláp
- Tölvuleikir
- Froðusnakk á skrifstofunni
Það er ákveðin slökun sem fylgir því að setja á atriði á “to-do” listann, en hafðu í huga að tilgangurinn með honum er að klára verk, ekki að safna hlutum á listann! Reyndu að hafa ekki fleiri en 8 atriði í hverjum flokki. Ef þú þarft að bæta við atriðum, reyndu þá að klára einhver atriði fyrst ef þú getur.
Sami listinn fyrir bæði vinnu og einkalíf
Ef þú ert með sama listann þá áttarðu þig etv betur á jafnvæginu, að þú sért að sinna bæði vinnunni og einkalífinu en ekki bara öðru hvoru.
Skilgreindu forganginn sjálfur/sjálf
Ekki láta forgangslista annara trompa þinn eigin. Þú ert með þinn forgang og aðrir með sinn. Auðvitað kemur fyrir að hlutir koma upp sem þarf að tækla til að allt gangi upp en meginreglan er: skipuleggðu þig, sinntu þínum verkefnum og þú munt uppskera ríkulega – það er svo góð tilfinning að sjá árangur erfiðisins með að klára sín verkefni.
Hinn fullkomni to-do listi er ekki til
Það er hægt að eyða öllum tímanum í heiminum í að búa til hinn „fullkomna“ to-do lista! Tilgangurinn er ekki að vera með besta to-do listann heldur að gera hlutina sem eru á listanum. Við virðumst oft gleyma því!
Komum okkur að verki!
Takk fyrir lesturinn, tileinkum okkur góð vinnubrögð, skipuleggjum okkur og komum okkur að verki!
Gangi þér vel!
